Dear Families,

We hope this letter finds you well. This fall many of our families may have realized that student fees have been reinstated for the 2023-2024 school year, after being waived for the past three school years. This letter will help parents better understand the purpose of certain fees, how families qualify for fee waivers, how parents can pay for fees owed, and we will introduce a new program that will offer parents an option to reduce fees owed. 

Waivers

For the three previous school years our district’s Board of Education waived student fees for all families in Waukegan Public Schools, regardless of economic status. This year fees are being reinstated for those families that do not qualify for school waiver, based upon income. The majority of our families qualify for full fee waivers through the State, and in those instances, our District is notified directly from the State, and the waivers are applied. If a parent believes they should be receiving a fee waiver, and are not, they may apply for a waiver by completing the fee waiver form found on our website or available at your child’s school office.

What are student fees?

Student fees are essential to support various educational activities and resources that enrich a student's learning experience. They help offset costs associated with programs, classroom materials, and technology upgrades. General registration fees vary by grade, and the time of year that a student is registered. A breakdown of those fees can be found here. 

How Can You Pay Fees? 

Parents have two options to pay fees. The easiest method is to make payments using a credit card, through their Parent Portal. In the Portal, parents can view fees owed, as well as make payments. Parents are not required to pay all at once, and can instead make payments over time if that is easier. Parents having problems accessing the Portal are asked to contact their child’s school. Additionally, if a Parent cannot make a payment through the Portal, they may pay with a check or money order at the main office of their child’s school (bookstore at WHS).

A New Option to Reduce Fees Through Volunteering 

Recently, the Board of Education approved an option for parents to volunteer at their child’s school in exchange for a reduction in school fees. Our Family and Community Engagement Department has been working hard to create a process by which parents will be able to track volunteer hours. In the next several weeks we will be introducing this volunteer process, with the goal of rolling it out with the start of 2nd semester in January. 

We understand the financial impact that fees have on our families, and we are committed to assisting those in need. Parents are asked to please reach out to their child’s school to discuss any concerns or inquire about financial assistance options.

Thank you for your continued support of our school and your child's education.

Sincerely,

Theresa Plascencia Superintendent 

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Estimadas Familias,

Esperamos que esta carta los encuentre bien. Este otoño muchas de nuestras familias se habrán dado cuenta de que las cuotas estudiantiles se han restablecido para el año escolar 2023-2024, después de haber estado exentas durante los últimos tres años escolares. Esta carta ayudará a los padres a entender mejor el propósito de ciertas cuotas, cómo las familias califican para la exención de cuotas, cómo los padres pueden pagar las cuotas adeudadas, e introduciremos un nuevo programa que ofrecerá a los padres una opción para reducir las cuotas adeudadas.

Exenciones

Durante los tres años escolares anteriores, la Mesa Directiva de Educación de nuestro distrito eximió las cuotas escolares para todas las familias de las Escuelas Públicas de Waukegan, sin tomar en cuenta su situación económica. Este año, las cuotas se están restableciendo para aquellas familias que no califican para la exención escolar, según sus ingresos. La mayoría de nuestras familias califican para la exención total de cuotas a través del Estado, y en esos casos, nuestro Distrito es notificado directamente por el Estado, y se aplican las exenciones. Si un padre cree que debería estar recibiendo una exención de cuotas, y no es así, puede solicitar una exención completando el formulario de exención de cuotas que se encuentra en nuestro sitio web o disponible en la oficina de la escuela de su hijo/a.

¿Qué son las cuotas estudiantiles?

Las cuotas estudiantiles son esenciales para apoyar diversas actividades y recursos educativos que enriquecen la experiencia de aprendizaje de los estudiantes. Ayudan a compensar los gastos asociados con los programas, materiales de clase y actualizaciones tecnológicas. Las cuotas generales de inscripción varían según el grado y el tiempo del año en que se inscribe el estudiante. Aquí encontrará un desglose de dichas cuotas. 

¿Cómo se pueden pagar las cuotas? 

Los padres tienen dos opciones para pagar las cuotas. El método más sencillo es pagar con tarjeta de crédito a través del Portal de Padres. En el Portal, los padres pueden ver las cuotas adeudadas, así como realizar los pagos. Los padres no están obligados a pagar todo de una vez, sino que pueden hacerlo a lo largo del tiempo si les resulta más fácil. Se les pide a los padres que tengan problemas para acceder al Portal que se pongan en contacto con la escuela de su hijo/a. Además, si un padre no puede hacer un pago a través del Portal, pueden pagar con un cheque o giro postal en la oficina principal de la escuela de su hijo/a (librería en la Escuela Secundaria de Waukegan).

Una nueva opción para reducir las cuotas a través del voluntariado 

Recientemente, la Mesa Directiva de Educación aprobó una opción para que los padres sean voluntarios en la escuela de sus hijos a cambio de una reducción en las cuotas escolares. Nuestro Departamento de Participación Familiar y Comunitaria ha estado trabajando duro para crear un proceso donde los padres podrán realizar un seguimiento de las horas de voluntariado. En las próximas semanas introduciremos este proceso de voluntariado, con el objetivo de implementarlo al inicio del segundo semestre en enero.

Entendemos el impacto financiero que las cuotas tienen en nuestras familias y estamos comprometidos a ayudar a quienes lo necesitan. Se solicita a los padres que por favor se comuniquen con la escuela de sus hijos para discutir cualquier inquietud o preguntas sobre las opciones de asistencia financiera.

Gracias por su continuo apoyo a nuestra escuela y la educación de su hijo/a.

Atentamente,

Theresa Plascencia Superintendente